Czym jest magazyn zewnętrzny dla sklepu e-commerce?
Magazyn zewnętrzny dla sklepu e-commerce to miejsce, w którym jedna firma składuje swoje towary, a druga zapewnia ich logistykę od:
- przyjęcia produktów na magazyn;
- rozłożenia ich w przestrzeni;
- realizacji zamówień, czyli zebrania produktów i ich zapakowania;
- wysyłki zamówień;
Często magazyn zewnętrzny sklepu odpowiada również za realizację zwrotów od klientów, a w wypadku uszkodzonych produktów przesłania ich do firmy zlecającej usługę. Korzystanie z tego typu usług to najlepsze rozwiązanie dla firm chcących usprawnić magazynowanie i logistykę, aby zaoferować konsumentom szybszą obsługę.
Magazyn zewnętrzny sklepu internetowego – zalety
Zewnętrzne magazyny są odpowiedzialne za zarządzanie i kontrolowanie zapasów, oprócz przyjmowania i wysyłania zamówień oraz przechowywania towarów, oszczędzając firmom konieczności inwestowania we własne magazyny. Poznaj najważniejsze zalety, które daje magazyn zewnętrzny, by handel elektroniczny stawał się bardziej efektywny:
Optymalizacja kosztów
Posiadanie własnego magazynu wymaga znacznego zaangażowania finansowego i czasowego. Unikając konieczności inwestowania w te obszary, magazyn zewnętrzny sklepu przekształca to, co byłoby stałymi wydatkami, w koszty zmienne. Można je elastycznie dostosować w zależności od poziomu działalności, udziału w rynku, sezonowości, a także aktualnych potrzeb sprzedażowych. To samo można powiedzieć o czasie poświęconym na poszukiwanie magazynu, rekrutację wyspecjalizowanego personelu, badanie technologii, modyfikację obiektów itp. Wszystko to jest po stronie firmy, która prowadzi magazyn fulfillment, a sklep e-commerce płaci jedynie za wykonanie usługi.
Integracja magazyn – sklep, czyli zaleta technologiczna
Wybierając magazyn fulfillment dla eSklepu korzystasz z dobroci technologicznej. Integracja magazyn – sklep sprawia, że pomiędzy obiema instytucjami dochodzi do wymiany informacji w czasie rzeczywistym. Obejmują one zamówienia od klientów i status ich realizacji, ale również stany magazynowe. Dodatkowo zewnętrzny magazyn ma więcej pieniędzy na inwestowanie w najnowocześniejsze automatyzacje i technologie. Oprogramowanie WMS, systemy identyfikacji towarów (za pomocą kodów kreskowych lub RFID), systemy śledzenia zamówień, interakcja z ERP klienta, to tylko niektóre z technologii, które zyskasz za pośrednictwem usługi logistycznej.
Doświadczenie w zarządzaniu
Wiele firm, które dopiero rozpoczynają działalność, może skorzystać z tego doświadczenia dzięki pomocy zewnętrznego magazynu. W ten sposób unikają konieczności radzenia sobie z typowymi błędami popełnianymi przez osoby, które są nowicjuszami w tej dziedzinie i zaczynają z korzystnej pozycji.
Strategiczna lokalizacja
Magazyn zewnętrzny jest w 99% umieszczony w strategicznej lokalizacji, która jest doskonale skomunikowana ze szklakami handlowymi. Taka geografia przyśpiesza transport i ułatwia sprzedaż transgraniczną i krajową.
Bezpieczeństwo i zapobieganie błędom
Zewnętrzny magazyn jest przystosowany do obsługi wielu różnych rodzajów towarów i posiada wiedzę oraz doświadczenie pozwalające z wyprzedzeniem zidentyfikować potencjalne pułapki i błędy. Ponadto korzysta z narzędzi nadzoru, aby zagwarantować integralność i bezpieczeństwo przesyłki.
Jak wygląda zarządzanie zapasami w magazynie zewnętrznym?
Zarządzanie zapasami w magazynie zewnętrznym odbywa się za sprawą rozwiązań z zakresu IT. Integracja magazyn – sklep łączy platformę e-commerce, system WMS klienta lub jego ERP z systemem logistycznym usługodawcy logistycznego. Odbywa się to zazwyczaj poprzez widget lub API. Dzięki temu informacje o stanach zapasów są w czasie rzeczywistym dostępne dla sklepu internetowego. Dzięki temu jego managerowie w każdej chwili mogą zdecydować, czy zamówić nowe produkty u producenta i zlecić ich transport do magazynu zewnętrznego. Oczywiście po tym, gdy zostaną one dowiezione, to informacja o tym fakcie od razu wyświetli się w systemie. Sprawdź, jak w praktyce wygląda zarządzanie zapasami w magazynie zewnętrznym:
Widoczność zapasów w czasie rzeczywistym
Jedną z najbardziej podstawowych praktyk skutecznego zarządzania zapasami w magazynach zewnętrznych jest widoczność zapasów w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że w dowolnym momencie zarówno magazyn fulfillment, jak i firma prowadząca handel elektroniczny powinni dysponować dokładnymi i aktualnymi informacjami na temat ilości i lokalizacji produktów w magazynie. Aby uzyskać widoczność zapasów w czasie rzeczywistym, dostawcy 3PL powinni zainwestować w oprogramowanie i systemy do zarządzania zapasami. Odpowiada za to integracja magazyn – sklep, którą można przeprowadzić za pomocą API lub widgetu.
Analiza ABC
Analiza ABC jest powszechną praktyką w zarządzaniu zapasami. Kategoryzuje ona przedmioty na trzy grupy:
- Pozycje A: Pozycje o wysokiej wartości z niskim poziomem zapasów.
- Pozycje B: Pozycje o umiarkowanej wartości z umiarkowanymi poziomami zapasów.
- Pozycje C: Pozycje o niskiej wartości i wysokim poziomie zapasów.
Klasyfikacja ta pomaga magazynowi fulfillment w ustalaniu priorytetów działań, koncentrując się na najbardziej krytycznych pozycjach zapasów i zarządzając nimi z większą uwagą i starannością. Jest to szczególnie przydatne do zarządzania przestrzenią i zapewnienia, że produkty o wysokiej wartości są łatwo dostępne dla klientów.
Dokładność danych i regularne audyty
Utrzymanie dokładności danych ma kluczowe znaczenie w magazynowaniu fulfillment. Regularne audyty i inwentaryzacja pomagają w wykrywaniu rozbieżności, zapewniając, że zarejestrowane zapasy są zgodne z fizycznymi zapasami w magazynie. Audyty te powinny być przeprowadzane zgodnie z harmonogramem, codziennie, co tydzień lub co miesiąc, w zależności od rodzaju towarów i wymagań klienta.
Ponadto wdrożenie skanowania kodów kreskowych i technologii RFID może zwiększyć dokładność danych i usprawnić proces audytu. Automatyzacja nie tylko zmniejsza liczbę błędów ludzkich, ale także zwiększa wydajność.
Wskaźniki wydajności i KPI
Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) odgrywają znaczącą rolę w ocenie i poprawie zarządzania zapasami w magazynach fulfillment. Te parametry pomagają zidentyfikować obszary wymagające poprawy i śledzić sukces ich wysiłków w zakresie zarządzania zapasami. Niektóre z kluczowych wskaźników KPI, obejmują:
- Dokładność i terminowość zamówień;
- Wskaźnik rotacji zapasów;
- Wskaźnik wypełnienia przestrzeni magazynu;
- Czas cyklu zamówienia;
- Koszty utrzymania zapasów;
FIFO i LIFO
FIFO (First-In-First-Out) oraz LIFO (Last-In-First-Out) to dwie metody zarządzania zapasami. FIFO zapewnia, że starsze towary są wysyłane przed nowszymi, co jest często preferowane w branżach z produktami łatwo psującymi się lub o krótkim okresie przydatności do spożycia. Z drugiej strony, LIFO może być bardziej odpowiednie dla branż z towarami niepsującymi się, gdzie starsze zapasy mogą być wykorzystywane bardziej elastycznie. Magazyn fulfillment musi współpracować ze swoim klientem, żeby określić, która metoda jest najlepsza dla ich konkretnych zapasów i odpowiednio dostosować swoje systemy i procesy.
Koszty magazynowania zewnętrznego
Prawdą jest, że trudno określić koszty magazynowania zewnętrznego, gdyż jest on uzależniony od bardzo specyficznych warunków takich jak rodzaj produktów, okres ich składowania, zakres samej usługi logistycznej, wielkość towarów itd. Dlatego wpisując w wyszukiwarce frazę „fulfillment cennik” nie zawsze poznasz ostateczną cenę. To dobrze, bo dzięki temu otrzymasz spersonalizowaną ofertę od firmy logistycznej, a nie uśrednioną, która nie bierze pod uwagę Twojej specyfiki.
Co składa się na koszty magazynu fulfillment?
- Opłaty konfiguracyjne - zazwyczaj jest to jednorazowa opłata, która często zależy od rodzaju prowadzonej działalności i ilości zamówień, które mają zostać zrealizowane. Niektóre firmy pobierają zryczałtowaną stawkę, podczas gdy inne opierają opłatę instalacyjną na rodzaju zapasów, z którymi muszą sobie poradzić, wraz z innymi czynnikami, od przyjęcia do dostawy.
- Opłaty za przyjęcie - magazyn fulfillment pobiera opłaty za przyjęcie i odbiór oraz wszystkie procesy i usługi świadczone przez centrum realizacji zamówień w celu otrzymania i przetworzenia zapasów. Większość z tych opłat jest naliczana za godzinę lub na podstawie pozycji, lub jednostki, np. opłata ryczałtowa za każdą paletę lub pojemnik.
- Koszy magazynowania – różnią się w zależności od przedmiotu i sprzętu, czasu lub przestrzeni potrzebnej do jego otrzymania, przechowywania i przetworzenia do wysyłki. Magazyn fulfillment stosuje różne metody przechowywania i przenoszenia towarów. Możesz uiścić opłatę za przechowywaną paletę lub opłatę za przechowywanie w oparciu o całkowitą ilość miejsca zajmowanego przez Twoje produkty.
- Opłaty za kompletację i pakowanie – obejmują pobranie towaru z magazynu i zapakowanie go do wysyłki. Niektóre firmy oferują stawki hurtowe za wysyłkę wielu przedmiotów, a inne mogą również doliczyć prowizje za każde zamówienie.
- Opłaty za wysyłkę - to koszt wysyłki przedmiotu do konsumenta po opuszczeniu centrum realizacji.
- Realizacja zwrotów - jeśli produkt jest uszkodzony lub klient go zwraca, opłata za zwrot obejmuje odbiór i obsługę tych towarów.
- Opłaty za zarządzanie kontem – to cena za zarządzanie kontem jest zazwyczaj kwotą dodawaną do miesięcznej faktury, która pokrywa koszty administracyjne.
Case study: sprzedaż przez internet dzięki magazynowaniu zewnętrznemu
Spójrzmy na sklep internetowy, który wybrał magazyn fulfillment w celu realizacji swoich zamówień. Specjalizuje się on w handlu artykułami sportowymi, a przed wyprowadzeniem logistyki na zewnątrz zmagał się on z:
- Ograniczoną przestrzeń magazynową - wzrost asortymentu i ilości zamówień sprawiał, że dotychczasowe rozwiązania magazynowe stawały się niewystarczające.
- Zarządzanie zapasami - trudności w szybkim dostosowaniu poziomu zapasów do aktualnego popytu skutkowały albo brakami magazynowymi, albo nadmiernym zatowarowaniem.
- Efektywność wypełniania zamówień – manualne kompletacji i wysyłki zamówień były czasochłonne i podatne na błędy, co wpływało na doświadczenia klientów.
Firma podjęła decyzję o partnerstwie z dostawcą usług fulfillment, specjalizującym się w obsłudze e-commerce. Partner ten oferował kompleksowe usługi, w tym przechowywanie towarów, kompletację i wysyłkę zamówień, a także zarządzanie zwrotami. Kluczowe korzyści z tego rozwiązania to:
- Skalowalność - możliwość dostosowania przestrzeni magazynowej i zasobów do aktualnych potrzeb sprzedaży, bez konieczności inwestowania we własne magazyny.
- Zaawansowane zarządzanie zapasami - wykorzystanie systemów informatycznych do optymalizacji poziomu zapasów, redukując ryzyko braków lub nadmiernego zatowarowania.
- Efektywność operacyjna - automatyzacja procesów kompletacji i wysyłki zamówień, co skraca czas realizacji i minimalizuje ryzyko błędów. Wykorzystano do tego cyfrowy system identyfikacji produktów, które nadal są zbierane manualnie, ale pracownik poświęca na to mniej czasu.
- Oszczędności kosztowe – obniżenie kosztów operacyjnych dzięki wyeliminowaniu konieczności utrzymywania własnej infrastruktury logistycznej i zespołu do zarządzania zamówieniami.
Wyniki
Implementacja modelu fulfillment przez sklep internetowy przyniosła wymierne korzyści:
- Zwiększenie satysfakcji klientów - dzięki szybszej realizacji zamówień i redukcji błędów w wysyłkach, firma zauważyła wzrost pozytywnych opinii klientów.
- Wzrost sprzedaży - lepsza dostępność produktów i krótszy czas realizacji zamówień przyczyniły się do wzrostu liczby zamówień.
- Elastyczność w zarządzaniu zapasami - firma mogła dynamicznie dostosowywać poziom zapasów, reagując na zmieniające się warunki rynkowe i sezonowe wzrosty popytu.
- Optymalizacja kosztów - znaczne obniżenie kosztów związanych z logistyką umożliwiło firmie relokację zasobów na inne strategiczne cele, takie jak marketing i rozwój produktu.
